Anleitung Zeiterfassung

1. Allgemeines
   Der Server ist verschlüsselt unter https://zeiterfassung.iks-gruppe.de oder unverschlüsselt unter http://zeiterfassung.iks-gruppe.de zu erreichen.
   Nutzen Sie bitte den verschlüsselten Zugang, wenn Ihr Browser das zulässt.
   
2. Anmelden
   Nach Aufruf der Website erscheint eine Anmelde-Eingabeaufforderung. Die Anmeldedaten haben Sie per Mail aus unserem System erhalten.
   Sollten Sie Name oder Personalnummer vergessen haben, wenden Sie sich bitte an die Hotline: support@iks-engineering.de oder 0711/98149800.
   
3. Menüs
   
   
   
4. Startseite
   Begrüßungsseite
   
5. Kontoverwaltung
   Die Kontoverwaltung besteht aus zwei Bereichen:
   • Passwort ändern
     Das neue Passwort muss 8 Zeichen lang sein und Zeichen aus 3 der 4 Gruppen bestehen.
     Die Zeichen eines Passwortes werden dabei in 4 Gruppen eingeteilt: Kleinbuchstaben, Großbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen.
     Speichern des neuen Passwortes geschieht über den Button
     
   • Email-Adresse
     Hier wird Ihnen die Emailadresse angezeigt, unter der Sie in der iks erreichbar sind. Wir haben bewußt kein neues Emailkonto angelegt, da wir die Erfahrung gemacht haben, dass solche Konten in der Regel wenig benutzt werden und dort eingehende Emails den Empfänger nicht erreichen.
     Daher bitten wir Sie, Ihre private Emailadresse in dem Eingabefeld zu pflegen, damit Emails, die über Ihre iks-Emailadresse hereinkommen, Sie auch erreichen.
     Speichern der Emailadresse geschieht über
     
6. Tätigkeitsnachweise
   Digitale Erfassung der Tätigkeiten und Stunden im Projekteinsatz

1. Wählen Sie hier das Projekt und den Monat aus. Sollte kein Eintrag für Projekt und Monat existieren, wenden Sie sich bitte an Ihre Niederlassung.
2. Unter Personaldaten werden der Gleitzeit- und Urlaubsstand angezeigt. Beachten Sie bitte, dass es sich hierbei um Vormonatswerte handelt.
   
   
   
   
3. Tragen Sie hier Informationen zum Projekt ein. Die Felder gelten gelten für das ganze Projekt und werden bei der Eingabe für alle Monate geändert.
4. Hier tragen Sie bitte die einfache Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitstätte ein (Einfache Wegstrecke)
5. Diese Felder füllen Sie aus, wenn Sie während des Einsatzes übernachten.
6. Sollten Sie der Niederlassung Informationen zukommen lassen wollen, so tragen Sie diese hier ein.
   
   
   
   
7. Haken Sie hier die Tage an, die als Heimfahrt zählen. Dies gilt nur für Einsätze mit Übernachtung.
8. Beschreiben Sie hier kurz die Tätigkeit oder Fehlzeiten wie Urlaub, Krank oder Gleitzeit.
9. Erfassen Sie hier die Stunden. Ganze Stunden in "Std.", Dezimalminuten in "I-min" und Minuten in "min". Beachten Sie, dass Sie nur entweder Dezimalminuten oder Minuten verwenden dürfen. Wenn Sie beides ausfüllen wird der Eintrag bei Minuten vorgezogen.
   Wichtig: alle Fehlzeiten: Stand, Urlaub, Gleitzeit, Krankzeiten - bitte nicht als Zeitangabe erfassen. Melden bzw. Beantragen Sie dies in Abstimmung mit Ihrer iks Niederlassung, die Kollegen dort erfassen diese Zeiten auf Basis Ihrer Belege in der Stundenerfassung. Vermerken Sie lediglich in der Spalte „Projekt / Art der Tätigkeit“ das Sie z.B. Urlaub hatten etc.
   
   
   
10. Ist die Stundeneingabe beendet, speichern Sie die Eingaben mit dem Knopf "Speichern". Sie können dem Tätigkeitsnachweis weitere Einträge hinzufügen, so oft Sie wollen.
11. Am Ende des Monats oder des Projektes, nachdem alle Tätigkeiten korrekt eingetragen sind, schließen Sie den Tätigkeitsnachweis ab, in dem Sie den Haken bei "TN abschließen" setzen. Danach lässt sich der Tätigkeitsnachweis nicht meht ändern und wird zur Weiterbearbeitung in unser System eingespielt.
    
    
    
12. Mit dem Abschließen des Tätigkeitsnachweises erhalten Sie einen Downloadbutton um die Pdf-Version des Tätigkeitsnachweises herunter zu laden.
    Drucken Sie die Pdf-Datei aus.
    Sie erhalten ein Exemplar des Tätigkeitsnachweises, dass Sie vom Kunden unterschreiben lassen und an Ihre Niederlassung weiterleiten, sowie ein Exemplar für Ihre Unterlagen.
13. Sollte der Tätigkeitsnachweis trotzdem noch fehlerhaft sein, können Sie den in 11 beschriebenen Vorgang rückgängig machen. Dazu drücken Sie auf den Knopf "TN abschließen rückgängig machen".
    Beachten Sie bitte, das dabei nur eine Email an den Support geschickt wird, damit dieser die Übertragenen Daten aus dem System entfernt und den Tätigkeitsnachweis freigibt.
    Während der Arbeitszeiten dauert dieser Vorgang einige Minuten.